とても便利な機能「データバー」をご存じですか？
実はこれも、条件付き書式のひとつです。
次の表をご覧ください。
たとえば数字だけではピンとこない売上比較が、一目で分かるようになります。
「いまいち使い方がわからない」
「使ってみたけどうまくいかない」
このような声もあると思いますが、大丈夫。
データバーは、実はとってもシンプルな機能なんです。
初めてデータバーを使う方から、うまく表示されずにお困りの方まで、
この記事をご覧いただけば解決できるようになっています。
一緒にデータバーを使いこなしましょう！
データバーを使うと数字の比較が一目で分かる！[4コマ]
データバーを使うだけで、4コマのように数字の比較がぐっとしやすくなります。
それでは、実際の設定方法を見ていきましょう。
→ キャラ紹介ページ
練習用ファイルのダウンロード
今回は、一緒に操作しながら理解できるよう、
記事で使用しているサンプルファイルをご用意しました。
下の「ダウンロード」ボタンをクリックすると、ファイルが自動的にダウンロードされます。
記事を読みながら練習できるよう、まったく同じ表を用意しましたので、ぜひご活用ください。
※サンプルはExcel形式（.xlsx）です。
データバーとは？
データバーとは、簡単に言うと「グラフの簡易版」です。
視覚的に数値を判断したいが、わざわざグラフを作成するまでもないときに使用します。
基本的には、セルの中に棒グラフをつくるイメージですね。
余計なスペースを必要としないのが、データバーのいいところです。
使い方としては、冒頭に掲載した売上表のほか、
■在庫管理
■アンケート結果
など、様々な場面で使うことができます。
基本的な使い方
まず、データバーの基本的な使い方をご説明します。
といっても、難しいことはありません。
前述の売上表を例にして、一緒に設定手順をみていきましょう。
❶ データバーを設定したい売上表を開きます。
❷ データバーを設定したい範囲を選択します。
❸ 上メニュー「ホーム」→「条件付き書式」→「データバー」→ お好みで種類を選択します。
❹ 完成です。
隣のセルに表示する方法
ここからは応用編です。
まず、数字の入っているセルではなく、その隣のセルにデータバーを表示してみましょう。
【完成図】
❶ データバーを設定したい売上表を開きます。
❷ C2セルを選択し、「=B2」と入力します。
❸ セル右下にマウスカーソルを置いて、「＋」と表示されたら下まで引っ張るか、ダブルクリックします。これで、最終行まで数式がコピーされます。
❹ データバーを表示したい範囲を選択し、上メニュー「ホーム」→「条件付き書式」→「データバー」→ 「その他のルール」を選択します。
❺「新しい書式のルール」が開いたら、以下の項目を設定します。
・「棒のみ表示」に✔をいれる（数字が消えます）
・「塗りつぶし（単色）」を選択（バー比較がしやすくなります）
・「枠線なし」を選択（お好みで）
→設定したらOKを押します。
❻ データバーが表示されます。
最大値を変更する方法
さて、ここまでデータバーを設定してみて「いったい何を基準に比較しているの？」と思われた方もいるかもしれません。
次の表で見ると分かりやすいのですが、商品Fの181,000が「100％」扱いですね。
実は「自動」という設定になっている場合、Excelは「表の中にある数字のうち、一番大きい数字を100％にしよう！」と判断します。
しかし、実際には「200,000を100％として扱いたい」と考える方もいるはずです。
この場合には、設定を「自動」から「数値」に変更します。
データバーが、最大値（200,000）に合わせて変化しました。
まとめとして、データバーの使い分けに困ったときは
・目標値や上限が決まっているなら「数値」
このように覚えると、実務でも使いやすいと思います！
パーセンテージを正しく表示する方法
パーセンテージの場合は、ちょっとだけ設定方法が違います。
「表示がおかしい！」とお悩みの方も多いので、原因と対処法を順にみていきましょう。
「パーセント」を選ぶと正しく表示されない原因
次の表をご覧ください。
社員ごとの進捗状況一覧です。
現在90％が一番大きい数字ですが、最大値を100％に設定したいと思います。
そのため「パーセント」を選び、0～100に設定しました。
すると、こうなります。
ぜんぜん正しく表示されません。
これはエクセルの仕様に「パーセンタイル」という統計の指標が採用されていることが原因です。簡単にいうと、通常のパーセンテージ「100％に対して〇％か？」ではなく「（周りと比べて）下から何番目か？」を見ているのですね。
25％は一番下なので、最小値である0扱いになります。
いっぽう90％は最大値である100扱いです。
これが、パーセントを選んでいるのに、パーセンテージとして扱われない理由です。
「数値」を使うと正しく表示できる
「パーセンテージ」として正しく表示するためには、
「パーセント」ではなく、「数値」を使います。
最大値の「1」は、「100％」という意味です。
「100％」と入力してもOKです（もう一度編集で設定をみると「1」に直されているはずです）。
これで、正しく表示されました。
バーの色を途中で変えられる？
たとえば、
「50万を超えたらバーの色を変えたい」
「在庫数が30を切ったらバーの色を変えたい」
このように考える方も多いと思います。
結論からいいますと、途中でバーの色を変更することはできません。
それに代わる方法として、「セルを分けて表示する」方法があります。
データバーを2行or2列に設定します。一定の数値を超えたら、片方のセルを非表示にして、もう片方のセルに表示させる方法です。
完成イメージ（2行に分けて表示する）
【メリット】条件に応じて、バーの色を変更することができる
【デメリット】パッと見で比較しづらい。行の場合セル選択が大変。
設定方法
今回は、2行にしてデータバーを表示させる方法をお伝えします。
また「100,000」を超えたらバーが緑になるよう設定していきます。
❶ 最初に、各商品を2行に修正します。
❷ 上の行（C2セル）に「=IF(B2<100000, B2, "")」の数式を入れます。
この数式は「B2が10万未満なら表示・10万以上なら非表示にする」という意味です。
❸ 下までコピーします。
❹ 下の行（C3セル）に「=IF(B2>=100000, B2, "")」の数式を入れます。
この数式は「B2が10万以上なら表示・10万未満なら非表示にする」という意味です。
❺ C3セルをコピーし、下のセルだけに貼り付けます。
Ctrlキーを押しながらマウスで選択し、右クリック→「数式」を貼り付けです。
★ 1行ずつ選ぶのが面倒くさい方へ、こちらの記事で役立つ方法を紹介しています。
❻ データバーを表示したい範囲を選択し、上メニュー「ホーム」→「条件付き書式」→「データバー」→ 「塗りつぶし（青）」を選択します。
❼ 下のセルだけを選択して、同様にデータバーを選択します。
❽ 完成です。
❾ お好みで書式変更（「数値の非表示」「枠線」「塗りつぶし」など）を行って下さい。
100％だけ別の色で表示する方法
たとえば「100％を達成したら、色を変えたい」というような場合、こちらの方法がおすすめです。
この方法は数式でセルを塗りつぶすため、データバーのような細かい表示設定はできません。
100％達成など「セルをすべて塗りつぶしてもいい場合」に向いています。
完成イメージ（100%になったら金色にする）
例）100%になったら、金色にする。
【メリット】
・達成したことが一目でわかる
【デメリット】
・数字を非表示にできない（バーのみ表示ができない）
・データバーの細かい設定（最小値・最大値など）は使えない
・セル全体を塗りつぶすため、見た目がデータバーと少し異なる
設定方法
❶ データバーが設定された表を準備します。
❷ 範囲を選択し、上メニュー「ホーム」→「条件付き書式」→「新しいルール」を選択します。
❸「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、
「次の数式を満たす場合に～」の欄に、「=B2=1」と入力。→「書式」をクリック。
❹「塗りつぶし効果」を選択。
※今回はグラデーションにしてみます。
❺「色2」をクリック →「その他の色」を選択。
❻ 〇で囲んだあたりを選択すると、だいたい金色になります。
正確に金色じゃないと嫌だ！と言う方は、Hexに「#e6b422（金色）」「#c1ab05（アンティックゴールド）」を入力するのがおすすめです。
❼ グラデーションの向きを選択します。
「縦」「左から右へ（色2→色1へ）」を選択 → OK。
❽ プレビューで金色を確認し、問題なければ「OK」をクリック。
❾「条件を満たす場合は停止」にチェックを入れて、OKをクリック。
チェックを入れると「ここで実行は停止」という意味になります。
チェックを入れないと、塗りつぶしの上にデータバーが来てしまいます。
❿ 正しく設定されれば、100％のセルが金色に変わります。
知っておくと便利なこと
こんな技もある！
データバーで知っておくと便利な知識をまとめました。
マイナスの数値もデータバーで表示できる
実は、データバーはマイナスにも対応しています。
次の表のようにマイナスがあった場合、自動的に0を基準とした目盛り軸が追加され、マイナスのバーは反対側へ伸びます。
設定変更で色を変えたり、バーの向きを正と同じ方向にもできます。
セルの中央に目盛り線を表示したいときは？
マイナスの場合をみて、「あれ？目盛り軸が表示できるの？」と思いがちなのですが、残念ながらできません。
マイナスのバーは、反対側へ伸びるという特殊な状態なので軸が表示されるのですね。
それでも、セルの真ん中に目盛り軸があると便利です。
こういうときは、図形の「線」をつかって自分で追加しましょう。
だいたい真ん中に線を引くだけで、一気に見やすくなります。
よろしければ、ご活用ください。
★おすすめ関連記事★
集計データを自動的に色分けして分析したい場合は「カラースケール」もおすすめです。
数値の大小やデータの傾向を、グラデーションによって一目で確認できます。
まとめ
データバーは、数値を視覚的に比較できる便利な機能です。
グラフを作成するほどではない場面でも、売上や在庫数、達成率などを一目で把握できます。
また、この記事では基本的な使い方だけでなく、
・最大値を変更する方法
・パーセンテージを正しく表示する方法
・バーの色を変えたいときの対処法
など、実際によくある疑問やトラブルについてもご紹介しました。
ぜひ実際にデータバーを活用して、見やすい表づくりに役立ててみてください。
コメント